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Stellenangebot
Eingestellt: 12.05.21 | Besuche: 216

Fremdsprachensekretär (w/m/d)

Kontakt: Frau Franca Buge
Ort: 14473 Potsdam
Web: https://www.gfz-potsdam.de/karriere/stellenangebote/job-detail/5173/ Bewerbungsfrist: 13.06.21

Das Helmholtz-Zentrum Potsdam – Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ ist das nationale Zentrum zur Erforschung der Geosphäre. Als Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft sind wir Teil der größten deutschen Wissenschaftsorganisation. Mit rund 1.300 Beschäftigten entwickeln wir ein fundiertes System- und Prozessverständnis der festen Erde sowie Strategien und Handlungsoptionen, um dem globalen Wandel und seinen regionalen Auswirkungen zu begegnen, Naturgefahren zu verstehen und damit verbundene Risiken zu mindern, um den wachsenden Bedarf an Energie und Rohstoffen für eine Hightech-Gesellschaft auf nachhaltige Weise zu sichern sowie den Einfluss der Menschen auf das System Erde zu bewerten.

Zur Unterstützung unseres Vorstands ist am GFZ derzeit folgende Stelle zu besetzen:

Fremdsprachensekretär (w/m/d)

Kennziffer 5173

Ihr Aufgabengebiet:

  • Organisation, Koordination und Durchführung von administrativen Arbeitsprozessen und Vorgängen als integrales Mitglied des Assistenz-Teams zur Unterstützung des wissenschaftlichen und administrativen Vorstands des GFZ, z.B. Terminkoordination, Bearbeitung der Korrespondenz (postalisch wie elektronisch), Ablage- und Aktenmanagement, Informationsrecherche
  • Planung und Organisation von internen und externen Geschäftsterminen, Veranstaltungen, Telefon- und Videokonferenzen mit Fokus auf deren Logistik sowie Gästebewirtung im virtuellen sowie im Präsenzmodus
  • aktive Unterstützungsarbeit bei der Vorbereitung der GFZ Gremien-Sitzungen und anderer Governance-Aktivitäten auf Vorstandsebene nach außen und innen
  • Abwicklung der gesamten mündlichen und schriftlichen Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen AnsprechpartnerInnen in Deutsch und Englisch und vorzugsweise auch in einer dritten Sprache
  • Erstellung von Entscheidungs- und Präsentationsvorlagen
  • Vor- und Nachbereitung von Vorstandssitzungen und Veranstaltungen, einschließlich der Erstellung und Überarbeitung von Sitzungsprotokollen
  • Übersetzung und Korrekturlesen von Texten und Präsentationen sowie Websites (jeweils Deutsch-Englisch und Englisch-Deutsch)
  • Redaktion und Bearbeitung von Internet- und Intranet-Seiten in Deutsch und Englisch
  • Planung und Organisation von nationalen und internationalen Geschäftsreisen für den Vorstand

Ihr Qualifikationsprofil:

  • Qualifikation als Fremdsprachensekretär*in (w/m/d) o.ä., d.h. kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung mit nachgewiesener schriftlicher und mündlicher Sekretariats- und Bürotätigkeit in englischer Sprache (Niveau B2 oder C1), oder eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung mit diesen Qualifikationen; idealerweise zwei- oder mehrsprachiger Hintergrund
  • mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz von Führungskräften auf Vorstandsebene oder vergleichbar
  • eine nachgewiesene internationale Berufserfahrung ist von Vorteil
  • souveräner Umgang mit MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Adobe-Tools; Kenntnisse in Content-Management-Systemen (z.B. TYPO3); Bereitschaft, sich in neue Systeme und Tools einzuarbeiten, um die Qualität und Effizienz der Arbeitsprozesse und -ergebnisse zu verbessern
  • ausgezeichnete Koordinationsfähigkeiten und eine ausgeprägte Fähigkeit mit komplexen Situationen professionell und zielgerichtet umzugehen
  • besonders hohes Maß an Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit sowie ausgeprägte Integrität und Serviceorientierung
  • selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise, hohe Flexibilität, Belastbarkeit, Eigeninitiative und schnelle Auffassungsgabe
  • diskreter Umgang mit Informationen und Sensibilität im Umgang mit Ansprechpartner*innen auf allen Ebenen, in allen Situationen und zu allen Themen
  • Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung, bei Körperschaften des öffentlichen Rechts oder Stiftungen ist von Vorteil

Startdatum: nächstmöglich
Befristung: 2 Jahre mit der Option auf Verlängerung (ohne Befristung bei Bewerbung aus einem unbefristeten und ungekündigten Beschäftigungsverhältnis)
Vergütung: Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen des TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.
Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Position ist aktuell aus betrieblichen Gründen nicht teilzeitgeeignet.
Arbeitsort: Potsdam

Wir bieten Ihnen:

  • anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
  • modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
  • Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
  • umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
  • eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
  • Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
  • eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
  • einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
  • eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung in englischer Sprache bis zum 13.06.2021 (verlängert). Bitte benutzen Sie dafür ausschließlich unser Online-Bewerbungsformular.

Diversität und Chancengleichheit sind integrale Bestandteile unserer Personalpolitik. Das GFZ setzt sich aktiv für Vielfalt ein und begrüßt ausdrücklich Bewerbungen aller qualifizierter Personen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität, Religion/Weltanschauung, Alter und körperlichen Merkmalen. Anerkannt schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation nach Maßgabe des Sozialgesetzbuches IX bevorzugt berücksichtigt. Hierzu können Sie sich bei Fragen an unsere Schwerbehindertenvertretung unter sbv@gfz-potsdam.de wenden, die Sie gern im weiteren Bewerbungsprozess unterstützt. Bei Fragen zur Gleichstellung der Geschlechter können Sie gern mit unserer Gleichstellungsbeauftragten unter gba@gfz-potsdam.de Kontakt aufnehmen.

Ihre personenbezogenen Daten werden zur Durchführung des Auswahlverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b, Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BbgDSG verarbeitet. Nach Abschluss des Verfahrens werden Bewerbungsunterlagen unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelöscht.

Für nähere Informationen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Mary Teresa Lavin-Zimmer entweder per Email (Mary-Teresa.Lavin-Zimmer@gfz-potsdam.de) oder per Telefon unter +49 (0)331-288-1024 zur Verfügung. Für allgemeine Fragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich bitte an Frau Buge, Tel. +49 (0) 331-288-28787.

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