An der Universität Kassel werden die Erasmus-Reisen über das International Office bearbeitet. Die Pauschale wird vom International Office ausgezahlt. Eine Dienstreisegenehmigung ist erforderlich. Diese wird über SAP beantragt und von der Reisekostenstelle genehmigt. Mit der Anlage des Dienstreiseantrages wird ein Workflow zur Beantragung der A1-Bescheinigung generiert. Dieser Workflow wird von der Reisekostenstelle bearbeitet.

Bei uns an der Universität Bremen machen wir das so: 1.) Wir zahlen in der Regel nur die Pauschalen; selten werden die Gesamtkosten abgerechnet und die Differenz aus einer anderen Finanzierung gezahlt. Eine Versteuerung findet derzeit nicht statt. 2.) Die ERASMUS-Pauschalen legt das International-Office bei jedem Reiseantrag fest. Aber die endgültige Abrechnung und SAP-Buchung erfolgt von uns in der Reisekostenstelle. 3.) Bei den Abrechnungen zahlen wir dann Pauschalen aus. Separat gezahlte Leistungen (z.B. bei unserem Geschäftsreisebüro gebuchte Flüge) werden abgezogen. Ebenfalls die von uns bei allen Reisen abzuführende CO2-Pauschale. 4.) Ein Belegnachweis der Ausgaben (z.B. Hotel) ist bei 100%-ERASMUS nicht notwendig. Sollte eine ergänzende Finanzierung zu den Pauschalen erfolgen (kommt eher selten vor), sind bei uns alle Ausgaben belegmäßig nachzuweisen und deren Notwendigkeit ggf. zu begründen. Dann greift auch die grundsätzliche Buchungspflicht von Hotel, Flug, Fahrkarten etc. bei unserem Geschäftsreisebüro. Es wird die Abrechnung nach dem Landesreisekostengesetz (BremRKG) oder dem Bundesreisekostengesetz (je nach ergänzender Finanzierung) vorgenommen. Die ERASMUS-Pauschalen werden aus dem ERASMUS-Fonds gezahlt und der Rest aus der ergänzenden Finanzquelle. 5.) Für A1 und Gefährdungsbeurteilung sind wir nicht zuständig. Beides ist bei uns kein Teil des Reiseantrages. Die gesetzliche Unfallversicherung ist mit der Genehmigung des Reiseantrages (durch die Vorgesetzten / Projektleitungen etc.) gegeben. Reisende werden universitätsseitig nicht krankenversichert. Wir raten zu einer privat abzuschließenden Auslandskrankenversicherung und bezuschussen den Jahresbeitrag im Falle des nachgewiesenen Abschlusses mit max. 12 EUR. 6.) Alle Reiseabrechnungen laufen über uns und wir buchen diese nach der Abrechnung als kreditorische Auszahlung in SAP ein (FI-Modul, Transaktion FB60). Sollte es zu Rückforderungen kommen (Reisende haben einen nicht erwarteten Zuschuss vom Veranstalter oder anderen Dritten erhalten), buchen wir diesen ebenfalls in SAP (FI-Modul, Transaktion FB65) und senden den Reisenden die Bankdaten etc. per Mail für die Rücküberweisung zu.