Das Helmholtz-Zentrum Potsdam – Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ ist das nationale Zentrum zur Erforschung der Geosphäre. Als Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft sind wir Teil der größten deutschen Wissenschaftsorganisation. Mit rund 1.300 Beschäftigten entwickeln wir ein fundiertes System- und Prozessverständnis der festen Erde sowie Strategien und Handlungsoptionen, um dem globalen Wandel und seinen regionalen Auswirkungen zu begegnen, Naturgefahren zu verstehen und damit verbundene Risiken zu mindern sowie den Einfluss der Menschen auf das System Erde zu bewerten.

In der Abteilung V1 Personal („Personalrat“) ist die folgende Stelle zu besetzen:

Assistenz Personalrat (w/m/d)

Kennziffer 5154

Die Assistenz unterstützt den Personalrat bei der Vorbereitung und Umsetzung von Entscheidungen, der Einhaltung von Bestimmungen des Personalvertretungsrechtes, bei der Zielerreichung von Personalratsthemen, der Erstellung von Berichten und Plänen, der Beteiligung von personellen, organisatorischen und sozialen Maßnahmen sowie der Beratung und Information von Beschäftigten.

Ihr Aufgabengebiet:

• allgemeine Büro- und Organisationstätigkeiten: Postbearbeitung, Telefondienst, Aktenführung, Termindisposition und -kontrolle, Empfang und Vermittlung vorsprechender Personen
• Vor- und Nachbereitung von PR-Sitzungen, Beratungen, Veranstaltungen und Versammlungen
• Überprüfung und ggf. Vervollständigung von eingehenden, entscheidungsrelevanten Unterlagen bzw. Daten
• Aufbereitung der Informationen, z.B. in Form von Präsentationen oder Berichten auf der Grundlage von Textdokumenten, Zahlenmaterial und weiterer Informationsquellen (z.B. SAP-Berichten)
• Vorbereitung der Tagesordnungen für die Personalratssitzungen und Monatsgespräche
• Anfertigung von Protokollen und Sitzungsniederschriften
• Aufbau und Pflege von Webseiten des Personalrats und anderer Gremien
• Verwalten von Wiedervorlagen und des Ablagesystems

Ihr Qualifikationsprofil:

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung (kaufmännischer oder verwaltungstechnischer Schwerpunkt, z.B. Verwaltungsfachangestellter (w/m/d), Kaufmann für Büromanagement (w/m/d) oder Rechtsanwaltsfachangestellter (w/m/d))
• Erfahrung als Teamassistenz
• gute, anwendungssichere Kenntnisse in den MS-Office-Programmen sowie die Bereitschaft, sich in andere Anwendungen (z.B. Typo3) einzuarbeiten
• fundierte Kenntnisse in der Organisation, Planung und Durchführung von verwaltungstechnischen Abläufen
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; englische Sprachkenntnisse sind von Vorteil
• eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie eine selbstständige, strukturierte und methodische Arbeitsweise werden vorausgesetzt
• gute Umgangsformen, freundliches und gewandtes Auftreten
• besondere Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Daten und Verschwiegenheit

Startdatum: nächstmöglich

Befristung: Elternzeitvertretung (voraussichtlich 15 Monate)

Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 6 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.

Arbeitszeit: Teilzeit 75% (derzeit 29,25 h/Woche)

Arbeitsort: Potsdam

Wir bieten Ihnen:

• anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
• modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
• Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
• umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
• ine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
• Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
• eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
• einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
• eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 30.05.2021 (verlängert). Bitte benutzen Sie dafür ausschließlich unser Online-Bewerbungsformular.

Diversität und Chancengleichheit sind integrale Bestandteile unserer Personalpolitik. Das GFZ setzt sich aktiv für Vielfalt ein und begrüßt ausdrücklich Bewerbungen aller qualifizierter Personen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität, Religion/Weltanschauung, Alter und körperlichen Merkmalen. Anerkannt schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation nach Maßgabe des Sozialgesetzbuches IX bevorzugt berücksichtigt. Hierzu können Sie sich bei Fragen an unsere Schwerbehindertenvertretung unter sbv@gfz-potsdam.de wenden, die Sie gern im weiteren Bewerbungsprozess unterstützt. Bei Fragen zur Gleichstellung der Geschlechter können Sie gern mit unserer Gleichstellungsbeauftragten unter gba@gfz-potsdam.de Kontakt aufnehmen.

Ihre personenbezogenen Daten werden zur Durchführung des Auswahlverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b, Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BbgDSG verarbeitet. Nach Abschluss des Verfahrens werden Bewerbungsunterlagen unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelöscht.
Für nähere Informationen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Frau Vieth-Hillebrand zur Verfügung, Tel. 0331-288-1431 . Für allgemeine Fragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich bitte an Frau Buge, Tel. +49 (0) 331-288-28787.