An der Ernst-Moritz-Arnd-Universität wurde in den letzten Jahren in ausgewählten Abteilungen der Zentralen Verwaltung in begrenztem Umfang ein DOMEA®-zertifiziertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingeführt. Aufgrund der gestiegenen externen und internen Anforderungen, wie bspw. der Pflicht zur Annahme elektronischer Rechnungen, der Einführung der elektronischen Vergabe oder des elektronischen Rechtsverkehrs, soll der Prozess der Einführung einer elektronischen Verwaltung übergreifend betrachtet konzipiert und umgesetzt werden. Daher ist in der Zentralen Verwaltung der Ernst-Moritz-Arndt-Universität Greifswald beim Kanzler zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als vollbeschäftigte/r (100 v. H.)

Projektleiter/in zur Einführung der E-Verwaltung

befristet für zunächst fünf Jahre zu besetzen. Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 14 des TV-L Wissenschaft.

Aufgaben:

• Erstellung, Umsetzung und Fortschreibung eines Konzepts für die strukturierte universitätsweite Einführung der E-Verwaltung und interne Berichterstattung
• Erhebung von Ist-Prozessen: Dokumentation, Beschreibung und Analyse der Verwaltungsprozesse sowie Schnittstellen zu anderen Prozessen und ihre entsprechende Abbildung in Modellen
• Aufgabenkritik hinsichtlich der bisherigen Aufgaben und Abläufe
• Beschreibung der Soll-Prozesse und Implementierung: Organisationsentwicklung durch (Neu-)Strukturierung und Optimierung der zu digitalisierenden Prozessabläufe zur Einführung elektronischer Workflows, Erarbeitung der Verfahrensbeschreibungen und maßgebliche Begleitung des Einführungsprozesses einschließlich der Unterstützung bei der Dokumentation IT-gestützter Arbeitsabläufe
• Berücksichtigung von Aspekten des Change Managements durch Transparenz und frühzeitige Einbeziehung der Beschäftigten
• Enge Zusammenarbeit mit den beteiligten Verwaltungsbereichen und dem Universitätsrechenzentrum sowie einer einzurichtenden Fachberatergruppe
• Einholen von Fremdexpertise und federführende Kommunikation mit Fremdanbietern (u.a. Aufträge zur Prozessmodellierung und für technische Entwicklungsaufträge)
• Mitarbeit an der Fortschreibung des Rahmenaktenplans zu einem prozessorientierten Aktenplan als strukturelle Grundlage für die Integration in das DMS zur Erleichterung der Arbeitsabläufe und des Rechtemanagements
• Mitarbeit am Konzept zur OAIS-konformen elektronischen Archivierung von Unterlagen der E-Verwaltung

Einstellungsvoraussetzung:

Einstellungsvoraussetzung ist ein abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium (Staatsexamen, Diplom, Master, Magister). Erforderlich sind ferner gründliche, umfassende, möglichst durch Berufserfahrung nachgewiesene Fachkenntnisse im Bereich Organisationsentwicklung (Aufbau- und Ablauforganisation) und Prozess- und Verwaltungsoptimierung. Bewerber/innen mit Erfahrungen in der Einführung einer E-Verwaltung sind in besonderem Maße aufgefordert sich zu bewerben.

Weiterhin erforderlich sind:

• Kenntnisse über Verwaltungsstruktur und -wege in einer Hochschule
• Kenntnisse der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen (u.a. datenschutzrechtliche Vorgaben, Verordnungen zur Einführung der elektronischen Rechnung, EGovG M-V, LHO M-V)
• Erfahrungen in der Entwicklung, Begleitung und Umsetzung von Veränderungsprozessen
• Technisches Verständnis der Umsetzung der Prozesse innerhalb des DMS
• hohes Maß an Selbstständigkeit, ausgeprägte konzeptionelle Fähigkeiten, sehr gute Kommunikations- und Problemlösungsfähigkeit, Teamfähigkeit, schnelle Auffassungsgabe, strukturierte und gründliche Arbeitsweise und Organisationsvermögen auch unter Einhaltung enger Terminvorgaben, sicheres Auftreten und Verantwortungsbereitschaft
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Praktische Erfahrungen in öffentlichen Einrichtungen oder die bereits erfolgte Involvierung in Prozesse der Verwaltungsmodernisierung, insbesondere zur Einführung einer E-Verwaltung, sind wünschenswert.

Weitere Auskünfte erhalten Sie bei Frau Dr. Juliane Huwe, Kommissarische Kanzlerin, Domstraße 11, 17489 Greifswald (juliane.huwe@uni-greifswald.de), Telefon: +49 (0) 3834 420 1371.

Bei Bewerbungen von unbefristet an der Universität Greifswald Beschäftigten erfolgt die Übertragung der Aufgaben im Wege einer befristeten Umsetzung.

Die Universität will eine Erhöhung des Frauenanteils dort erreichen, wo Frauen unterrepräsentiert sind, und deshalb sind Bewerbungen von Frauen besonders willkommen und werden bei gleichwertiger Qualifikation vorrangig berücksichtigt, sofern nicht in der Person des Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Diese Ausschreibung richtet sich an alle Personen unabhängig von ihrem Geschlecht.

Bitte reichen Sie ausschließlich Kopien ein. Bewerbungskosten können vom Land Mecklenburg-Vorpommern leider nicht übernommen werden. Bewerbungsunterlagen können leider nicht zurückgesendet werden.

Bitte richten Sie Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (insb. Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitsproben) ausschließlich per E-Mail in einer pdf-Datei unter Angabe der Ausschreibungsnummer 18/S03 bis zum 19.03.2018 an:

E-Mail: bewerbung@uni-greifswald.de

Ernst-Moritz-Arndt-Universität Greifswald
Referat Personal und Berufungen
Domstraße 14
17489 Greifswald