An der Forschungsbibliothek Gotha der Universität Erfurt ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle im Umfang von 40 Wochenstunden zu besetzen:

Sekretariatsbeschäftigte*r

Entgeltgruppe 5 TV-L (100 %)

Kennziffer 45/2020

Die Forschungsbibliothek Gotha ist eine der großen deutschen Bibliotheken mit historischen Sammlungen an Handschriften und gedruckten Werken. Sie bewahrt die bedeutende Sammlung Perthes. Die Bibliothek ist eine wissenschaftliche Einrichtung der Universität Erfurt und versteht sich darüber hinaus als kulturelle Institution. Sie hat ihren Sitz im Ostflügel von Schloss Friedenstein Gotha und im Perthes-Forum Gotha. Die Stelle ist der Direktorin der Forschungsbibliothek Gotha direkt zugeordnet.

Aufgabengebiet

• Erledigung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben (insbesondere Büroorganisation, Planung und Organisation von Dienstreisen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (einschließlich Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen), Erstellung von Verwaltungsdatenbanken bzw. Übersichten und Verzeichnissen sowie Akten- und Publikationsverwaltung, Mitwirkung beim Bewerbungsmanagement im Rahmen von Personaleinstellungen, Teilaufgaben bei der Inventarverwaltung und Verwaltung des Bibliotheksarchivs)
• Mitarbeit im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit/Wissenschaftskommunikation der Bibliothek, z. B. Pflege von Webseiten sowie der Veranstaltungsdatenbank und Veranstaltungsbetreuung

Anforderungen

• eine mit gutem Erfolg abgeschlossene Berufsausbildung, die Sie für Tätigkeiten im Sekretariatsbereich qualifiziert, zum Beispiel Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau*Kaufmann für Bürokommunikation, Sekretär*in oder vergleichbare Ausbildung
• nachgewiesene einschlägige Berufserfahrungen
• überdurchschnittliche organisatorische Fähigkeiten
• sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Text- und Datenverarbeitungsprogrammen und Datenbanken
• korrektes Auftreten sowie sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen
• ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationsfähigkeit, rasche Auffassungsgabe, Selbstständigkeit, Engagement und Teamfähigkeit sowie Bereitschaft, Arbeitszeit im Einzelfall flexibel zu gestalten
• Kenntnisse universitärer und Bibliotheksstrukturen sind von Vorteil
• Erfahrungen im Umgang mit Content-Management-Systemen (z. B. TYPO3) sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erwünscht

Anmerkungen

Die Stelle steht unbefristet zur Verfügung.

Für Rückfragen steht Ihnen die Verwaltungsleiterin der Bibliothek, Frau Barbara Rokicki (bibliothek.gotha@uni-erfurt.de; Tel. 0361/737 5530) gern zur Verfügung.

Die Universität Erfurt fühlt sich dem Ziel der Gleichstellung der Geschlechter verpflichtet. Die Stellenausschreibung richtet sich in gleicher Weise an männliche und weibliche Bewerber*innen. Männer sind im ausgeschriebenen Bereich unterrepräsentiert und werden daher besonders aufgefordert sich zu bewerben. Schwerbehinderte Menschen sowie diesen gleichgestellte Personen werden bei gleicher Eignung, fachlicher Leistung und Befähigung bevorzugt eingestellt.

Bewerbung/Frist

Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugniskopien, Arbeits-zeugnisse, Fortbildungsnachweise) senden Sie bitte ausschließlich in Papierform unter Angabe der Kennziffer bis zum 10.07.2020 an:

Universität Erfurt • Forschungsbibliothek Gotha • Schloss Friedenstein
Schlossplatz 1 • 99867 Gotha

Hinweise zum Datenschutz

Mit der Einreichung Ihrer Bewerbung stimmen Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen und zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens zu. Diese Einwilligung kann jederzeit ohne Angabe von Gründen gegenüber o. g. Stelle(n) schriftlich oder elektronisch widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass ein Widerruf der Einwilligung u. U. dazu führt, dass die Bewerbung im laufenden Verfahren nicht mehr berücksichtigt werden kann.
Die weiteren Hinweise zum Datenschutz gemäß Art. 13 EU-Datenschutzgrundverord-nung (EU-DSGVO) entnehmen Sie bitte dem Hinweisblatt („Datenschutzhinweise für Bewerber*innen“) auf unseren Internetseiten unter

https://www.uni-erfurt.de/universitaet/arbeiten-an-der-universitaet/stellenausschreibungen.

Hinweis zur Kostenübernahme

Aus Kostengründen bitten wir darum, die Unterlagen in Kopie zu übersenden, da diese nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens vernichtet werden.
Die durch die Bewerbung entstehenden Kosten werden nicht durch die Universität Erfurt übernommen.

Im Präsidiumsbüro der Universität Erfurt ist zum 1. Januar 2015 eine Vollzeitstelle zu besetzen:
Sekretariatsbeschäftigte/r
Entgeltgruppe 6 TV-L

Aufgabengebiet
Als Mitarbeiter/in im Team des Präsidiumsbüros umfasst ihr Tätigkeitsfeld die Erledigung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben zur Unterstützung der Arbeit des Präsidenten und des Präsidiums, wie Büroorganisation inklusive Postbearbeitung und Aktenverwaltung. Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere die Erledigung von Korrespondenz für den Präsidenten (auch fremdsprachig), die Planung und Verwaltung der Termine für den Präsidenten, die Planung und Organisation von Dienstreisen, Sitzungen, Tagungen sowie sonstigen Terminen, einschließlich der Aufbereitung der hierzu benötigten Unterlagen/Informationen und die Anfertigung von Protokollen. Zudem fungieren Sie als Ansprechpartner/in nach innen und außen und erteilen in diesem Zusammenhang Auskünfte bspw. zu Zuständigkeiten, Verfahrensabläufen und dem Sachstand von Vorgängen. Darüber hinaus unterstützen Sie die Leiterin des Präsidiumsbüros bei der inhaltliche Vorbereitung von Terminen und übernehmen Aufgaben im Rahmen der Verwaltung zugewiesener Haushaltsmittel.

Anforderungen
Neben einer mit gutem Erfolg abgeschlossenen Berufsausbildung, die Sie für Tätigkeiten im Sekretariatsbereich qualifiziert, wie zum Beispiel Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Sekretär/in werden erwartet:

• mehrjährige Berufserfahrung, vorzugsweise in einem Chefsekretariat bzw. im universitären Bereich
• sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Text-, Datenverarbeitungsprogrammen und Datenbanken
• überdurchschnittliche organisatorische Fähigkeiten, hohe Belastbarkeit und umsichtiges Arbeiten
• Grundkenntnisse in der Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln
• sicheres und korrektes Auftreten, sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen
• Flexibilität hinsichtlich der Arbeitszeit

Ausdrücklich erwünscht sind gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Anmerkungen
Es steht eine Stelle der Entgeltgruppe 6 TV-L unbefristet zur Verfügung. Die Vergütung richtet sich nach der persönlichen Qualifikation und den übertragenen Aufgaben.
Schwerbehinderte haben bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation Vorrang bei der Einstellung.

Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen senden Sie bitte unter Angabe der Kennziffer bis zum 16.11.2014 an:
Universität Erfurt • Dezernat 2: Personal und Recht • Frau Doreen Fröbe
Postfach 90 02 21 • 99105 Erfurt
Von Bewerbungen in elektronischer Form bitten wir abzusehen.

Aus Kostengründen bitten wir darum, die Unterlagen in Kopie zu übersenden, da diese nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens vernichtet werden.
Die durch die Bewerbung entstehenden Kosten werden nicht durch die Universität Erfurt übernommen.

Im Dekanat der Philosophischen Fakultät der Universität Erfurt ist zum 15. November 2014 folgende Vollzeitstelle zu besetzen:

Sekretariatsbeschäftigte/r
 
Aufgabengebiet

Einer der Schwerpunkte der Tätigkeiten liegt in der Überwachung der ordnungsgemäßen Durchführung von Verfahren nach den jeweils geltenden Promotionsordnungen sowie der Habilitationsordnung. Darüber hinaus erledigen Sie Sachbearbeitungsaufgaben für den MA-Prüfungsausschuss. In diesem Zusammenhang sind alle anfallende Beratungstätigkeiten für MA-Absolventen, Promovenden und Habilitanden wahrzunehmen.

Zudem übernehmen Sie alle anfallenden Sekretariatsaufgaben im Dekanat der Fakultät, z.B. Büroorganisation, Korrespondenz, Terminplanung/-verwaltung, Planung und Organisation von Dienstreisen, Bearbeitung der Ein-und Ausgangspost, Vor-/Nachbereitung von Sitzungen, insbesondere Gremiensitzungen, Zusammenführen und Sondieren von Verwaltungsvorgängen der Fachbereiche, Fristenüberwachung/-kontrolle, Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln.

Anforderungen

Neben einer mit gutem Erfolg abgeschlossenen Berufsausbildung, die Sie für Tätigkeiten im Sekretariatsbereich qualifiziert, wie zum Beispiel Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Sekretär/in werden erwartet:

• sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Text -und Datenverarbeitungsprogrammen und Datenbanken
• überdurchschnittliche organisatorische Fähigkeiten
• einschlägige Berufserfahrungen und vertiefte Kenntnisse bezogen auf die Aufgabenfelder
• Sicherheit im Anfertigen von Ergebnisprotokollen
• Erfahrungen in der Umsetzung interner Festlegungen zur Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln, vorzugsweise in größeren Organisationseinheiten

Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift setzen wir ebenso voraus wie korrektes Auftreten sowie sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen.

Anmerkungen

Die Stelle ist bei Vorliegen der entsprechenden Qualifikationen und bei Übernahme aller zu übertragenden Tätigkeiten bis zur Entgeltgruppe 8 TV-L bewertet und steht grundsätzlich unbefristet zur Verfügung

Schwerbehinderte haben bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation Vorrang bei der Besetzung der Stelle.

Bewerbung/Frist

Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen senden Sie bitte unter Angabe der Kennziffer bis zum 25. August 2014 an:

Universität Erfurt
Abteilung Personal und Recht
Frau Doreen Fröbe
Postfach 90 02 21
99105 Erfurt

Von Bewerbungen in elektronischer Form bitten wir abzusehen.

Hinweis: Aus Kostengründen bitten wir darum, die Unterlagen in Kopie zu übersenden, da diese nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens vernichtet werden. Die durch die Bewerbung entstehenden Kosten werden nicht durch die Universität Erfurt übernommen.