An der Fakultät Bauingenieurwesen der Bauhaus-Universität Weimar ist zum 1. September 2021 am Institut für Strukturmechanik die Stelle einer/eines

Sekretärin / Sekretärs (w/m/d)

zu besetzen. Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet, eine Verstetigung wird angestrebt.

Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 30 Stunden.

Aufgabengebiet:

• Sekretariatsdienstleistungen am Institut für Strukturmechanik, dazu zählen im Besonderen:
• Terminmanagement der Professoren,
• Bearbeitung der laufenden Post und selbstständige Erledigung der nicht fachbezogenen Korrespondenz,
• Dienstreisevor- und Nachbereitungen,
• Ansprechpartnerin/Ansprechpartner für studentische Belange (Arbeitsverträge für studentische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Prüfungsgeschehen, …),
• Administrative Begleitung von Drittmittelprojekten,
• Kontrolle und Übersicht von Haushaltsmitteln,
• Ansprechpartnerin/Ansprechpartner für allgemeine Anfragen,
• Aufbau und Pflege eines Informationsmanagements (Beschaffung, Systematisierung und Aktualisierung relevanter institutsinterner Informationen und Daten für die Erstellung von Berichten, Statistiken, Präsentationen usw.)
• Aktualisierung der Institutshomepage,
• Aktenführung, Archivierung,
• Beschaffung von Geschäftsbedarf.

Einstellungsvoraussetzungen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Fachangestellte/r für Büro-kommunikation oder ähnliche Abschlüsse, die für die Tätigkeit im Sekretariat qualifizieren,
• sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen (Wort und Schrift),
• mindestens gute englische Fremdsprachenkenntnisse (Wort und Schrift),
• mehrjährige Berufserfahrung in der Hochschulverwaltung sind von Vorteil,
• Grundkenntnisse relevanter Gesetze, Ordnungen und Verwaltungsvorschriften,
• Anwendung moderner Bürosoftware (MS Office, OpenOffice, Typo3),
• Kenntnis von Organisationsabläufen,
• korrektes und sicheres Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten (auch in englischer Sprache)
• gute Umgangsformen, hohe Einsatzbereitschaft, Diskretion,
• Umsicht, Zuverlässigkeit und Flexibilität.

Die Vergütung richtet sich nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 6 TV-L.

Die Bauhaus-Universität Weimar verfolgt eine gleichstellungsfördernde, familienfreundliche Personal­politik.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Ihre Bewerbung, mit den üblichen aussagekräftigen Unterlagen, richten Sie bitte unter Angabe der Kennziffer B/NWP-08/21 bis zum 30. Juli 2021 an:

Bauhaus-Universität Weimar

Fakultät Bauingenieurwesen

Institut für Strukturmechanik

Institutsdirektor

Herr Prof. Tom Lahmer

Marienstraße 15

99423 Weimar

E-Mail: sekretariat.ism@uni-weimar.de

Hinweise zum Datenschutz

Da der verschlüsselte Empfang Ihrer E-Mail seitens der Bauhaus-Universität Weimar nicht gewährleis­tet werden kann, bitten wir zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Falle der elektronischen Bewerbung um Übermittlung Ihrer Bewerbungsunterlagen per verschlüsselter PDF-Datei unter Benut­zung der Kennziffer »B/NWP-08/21« als Passwort. Es wird darauf hingewiesen, dass bei unverschlüs­selter Übermittlung der Bewerbung die Vertraulichkeit der Information für diesen Übertragungsweg nicht gewährleistet ist.

Bei der Übermittlung Ihrer Bewerbungsunterlagen in elektronischer Form gilt Ihre Zustimmung als erteilt, die E-Mail und deren Anhänge auf schädliche Codes, Viren und Spams zu überprüfen, die er­forderlichen Daten vorübergehend zu speichern sowie den weiteren Schriftverkehr (unverschlüsselt) per E-Mail zu führen.

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